Tehnici care te ajuta sa tii sedinte eficiente
Potrivit studiilor, persoanele cu responsabilitati de middle management isi petrec peste 35% din timpul de lucru in sedinte iar cele cu responsabilitati de top management ajung sa isi petreaca jumatate din timpul de lucru asa.
31 de ore sunt petrecute lunar, in sedinte neproductive
Studiile arata si ca majoritatea sedintelor sunt neproductive si investim lunar in ele 31 de ore, desi la final, nu avem o idee clara despre urmatorii pasi.
Sunt insa unele masuri care te pot ajuta sa fii mai eficient:
Incepe sedinta la timp, chiar daca cineva intarzie
Chiar daca o parte dintre cei asteptati intarzie, poti incepe sedinta. Asteptandu-i pe cei care nu sunt punctuali, le transmiti celor care au ajuns la timp ca nu e asa important sa respecti ora de incepere.
Noteaza obiectivele
Daca exista o agenda a subiectelor, sansele ca sedinta sa se prelungeasca discutand despre altceva sunt mai mici. Poti folosi un ecran de proiectie, ca toata lumea sa vada punctele importante si sa le poata urmari sau nota. Statisticele arata ca o astfel de abordare reduce cu o treime durata unei sedinte.
Restrange numarul de participanti
Incearca sa pastrezi un numar restrans de participanti. Se pare ca sedintele cu 5-7 participanti sunt mai productive. Daca sunt prea multi participanti, unii vor deveni simpli spectatori, nu vor participa dar vor avea programul dat peste cap, scazandu-le astfel productivitatea.
Nu lungi sedintele
Potrivit Entrepreneur, cel mai bine e ca sedintele sa nu depaseasca o ora dar poti programa intalniri de 15, 30 sau 45 de minute, pentru a dezbate direct subiectele cheie.
Scapa de rutina
Sedintele informale, care au loc intr-o cafenea sau intr-un parc, sunt mai productive.
De ce? Angajatii asociaza sala de sedinte cu sala de clasa, se plictisesc mai repede si abia asteapta sa vina pauza.
Nu planifica mai mult de 3 subiecte de discutie
Este de preferat sa ai sedinte mai dese si mai scurte, daca este necesar. Daca planuiesti sa dezbati doar 3 subiecte, lumea va fi motivata sa imparta timpul egal si sa atinga toate obiectivele.
Incearca sa le aplici si spune-ne cum a mers.
Sursa: wall-street.ro
