În septembrie 2016, firma WebDigital a introdus un nou sistem de lucru, în premieră pentru România: programul de patru zile pe săptămână, de marți până vineri. Agenția, care are sediul în București și e specializată pe campanii de promovare online, a vrut să testeze ce se întâmplă cu productivitatea în condițiile în care timpul de lucru se reduce cu 20%.

„Totul a început ca un proiect-pilot – un experiment”, spune Ionuț Munteanu, Managing Partner, despre programul revoluționar de lucru, aplicat deja de unele companii din Scoția sau Suedia. „După câteva luni, am observat nu numai că productivitatea a avut un trend ascendent, dar am cunoscut chiar progrese privind comunicarea internă”, continuă el. Își amintește că, după ce au fost anunțați că vor lucra patru zile din șapte, prima reacție a angajaților a fost ceva de genul: „E pe bune?” De altfel, în primele săptămâni de după implementarea programului, cu toții au fost ușor stresați, pentru că le era greu să se organizeze și să-și prioritizeze activitățile.

Amendă pentru cei care stau peste program

În timp, lucrurile s-au reglat de la sine. „Mulți au avut tendința să rămână mai mult la muncă. Doar că printre regulile acestui nou program există și o amendă pentru cei care stau la birou după ora 19, iar asta i-a ținut departe de un astfel de obicei. Nu am aplicat niciodată amenda, însă de câteva ori a fost amendat verbal acest tip de comportament. Într-un fel, doar existența regulii a reglat lucrurile”, explică Ionuț Munteanu.

În ianuarie 2017, la aproape șase luni de la introducerea programului scurt de lucru, rezultatele pozitive l-au încurajat pe manager să continue. „Echipa s-a mobilizat și am demonstrat împreună că putem să fim la fel sau chiar mai eficienți în patru zile decât în cinci.” Iar asta nu e tot. Pe lângă alte beneficii, angajații pot să solicite, în baza unor reguli, să lucreze timp de două zile pe lună la terasă, la restaurant, în parc sau la bibliotecă. „Reducerea timpului de lucru i-a făcut să devină mai productivi și mai implicați în rezolvarea task-urilor zilnice. Mai atenți la timpii morți și la activitățile valoroase sau la cele consumatoare de timp”, remarcă Munteanu.

Vinerea – cea mai productivă zi
Primul efect important al programului de patru zile pe săptămână a fost că în zilele de vineri productivitatea a crescut. De asemenea, pregătirea materialelor pentru campaniile care demarează la finalul săptămânii a devenit o prioritate, povestește Managing Partner-ul firmei. În plus, odată cu această modificare, angajații au redescoperit importanța odihnei și a unui weekend prelungit. „Știm cu toții cum se circulă în România și ce înseamnă să pleci duminica dintr-o stațiune de la munte sau de la mare, doar ca să ajungi luni dimineața la biroul tău din Capitală”, punctează Ionuț Munteanu.

El este mulțumit că acum, după un an de funcționare a acestui program special, firma a demonstrat că poate fi performantă într-un timp mai mic decât cel standard. „Un calcul simplu arată că o persoană care lucrează cinci zile dedică muncii 71% din săptămână. Noi, cu programul de patru zile, petrecem muncind doar 57%. Practic, am reușit să construim un echilibru între timpul «do time» și cel «relax time», ceea ce se traduce prin oameni mai relaxați și mai atenți”, adaugă managerul companiei.

Sistemul de programare a sarcinilor și de limitare a suprasolicitării

Totuși, care este secretul din spatele productivității eficiente? Ionuț Munteanu spune că un aspect esențial este faptul că WebDigital e prima și singura agenție de PPC Marketing din România care a implementat conceptul Kanban, un sistem de programare a sarcinilor dezvoltat și folosit prima dată de Toyota. „Este vorba despre același sistem de programare exemplificat în cartea Scrum, a lui Jeff Sutherland, care a stat la baza ideii de patru zile lucrătoare pe săptămână”, adaugă el.

Concret, Kanban este un sistem vizual de control, care ușurează comunicarea și are ca obiectiv garantarea disponibilității materialelor și îmbunătățirea permanentă a nivelului stocurilor. „Raportat la domeniul nostru, sistemul controlează nivelul task-urilor, limitează suprasolicitarea și contribuie la îmbunătățirea calității, a lead time-ului sau la performanța livrării către client a rezultatelor dorite”, mai spune Ionuț Munteanu.

Cum arată ziua de marți pentru angajați

Pentru cei mai mulți angajați din lume, lunea este o zi complicată, în care volumul de muncă este mai mare. În aceste condiții, oare cum arată ziua de marți pentru cei de la WebDigital, care vin după un weekend prelungit? Silvia Drăgășan, una dintre salariate, spune că, în primele săptămâni de după implementare, volumul de lucru era ceva mai ridicat. Însă cu timpul lucrurile s-au echilibrat. „Acum reușim să fim concentrați pe activitățile pe care le facem. Patru zile lucrătoare reprezintă deja o normalitate pentru noi. Sintagma «It’s Monday again» a căpătat o conotație exclusiv pozitivă”, încheie ea.

„Marțea înseamnă mai multe e-mailuri în inbox, planificarea lor pe parcursul următoarelor zile – în funcție de prioritate – și rezolvarea task-urilor alocate pentru ziua de luni”, spune Iulia Ioniță, o altă angajată. Ea povestește că, de când cu acest sistem, a învățat să prioritizeze mai bine ce are de făcut și, în plus, să ceară mai mult ajutorul când are un blocaj.

Din punct de vedere personal, angajații apreciază că au, în sfârșit, timp pentru hobby-urile lor. „Trei zile libere înseamnă de fapt cu 50% mai mult timp liber decât înainte. Spre exemplu, eu petrec mai mult timp cu familia și călătoresc mai mult”, afirmă Alexandra Apostol, Relationship Manager la WebDigital. În plus, lunea liberă înseamnă că ai timp să rezolvi acele chestiuni birocratice care nu pot fi soluționate în weekend, mărturisește Paula Prahoveanu, PPC Specialist. „Cel mai important e că, după trei zile libere, ești mai odihnit mental și revii cu forțe proaspete la birou. Plus că ai mai mult timp să te dezvolți în domeniul tău de activitate”, mai zice ea.

Clienții și partenerii au răspuns bine la schimbare

Într-o piață a muncii tradiționalistă, ca în România, întrebarea evidentă este care au fost reacțiile partenerilor și clienților companiei. Munteanu afirmă că noul program nu a influențat negativ relațiile și campaniile clienților. „Domeniul nostru de activitate ne permite – cu câteva situații excepționale – o planificare și o execuție din timp, dar și o lansare automată. Când apar excepții, intervenim, fie că e sâmbătă, duminică, luni ori marți de Crăciun. Bineînțeles, asta dacă nu suntem toți la Scuba Diving în același timp”, explică managerul.

Dar astfel de situații se întâmplă rar. De altfel, lunea n-a fost aleator declarată zi liberă. „Lunea avem cel mai mic număr de solicitări externe. Astfel, în zilele de luni, colegii noștri devin ambasadorii brandului, iar intervențiile accidentale sau cele proactive sunt recompensate emoțional și valorizate mai mult”, mărturisește Munteanu. El a remarcat că, de când cu această modificare, există o preocupare intensă pentru îmbunătățirea și automatizarea proceselor interne. „E nevoie de o mai mare disciplină în efort și o mai mare responsabilizare în îndeplinirea unui task, ceea ce duce la creșterea rigorii legate de claritatea transmiterii informației. Nimeni nu își dorește să reia o problemă pentru că nu a fost înțeleasă corect, așa că mereu sunt întrebări de clarificare pentru a evita timpii morți. Cu alte cuvinte, suntem ca niște chirurgi: ne uităm de o sută de ori, după care tăiem o dată și bine.”

Numărul de CV-uri primite a crescut cu 20-25%

Odată cu noul sistem de lucru, tot mai mulți români vor să devină angajați ai companiei. Ionuț Munteanu a observat că, din septembrie 2016 până în aprilie 2017, firma a primit cu 20-25% mai multe CV-uri, în comparație cu perioada similară cuprinsă între septembrie 2015 și aprilie 2016. Însă procentul celor chemați la interviu a scăzut. „Dacă e scoasă din context, întrebarea «Vrei să lucrezi patru zile pe săptămână în loc de cinci?», va avea aproape întotdeauna răspuns afirmativ. Dar noi căutăm oameni pasionați de ce fac, nu de zile libere”, explică Ionuț Munteanu.

Tocmai de aceea, așteptările companiei față de angajații noi au crescut. Cei care vor să lucreze la ei trebuie să înțeleagă modelul firmei de a gestiona timpul și să se adapteze cerinţelor care vin la pachet cu programul de lucru. „Actualul nostru proces de selecție a necesitat ceva optimizări, iar între timp a devenit unul mult mai complex”, spune Managing Partner-ul companiei.

E posibilă o creștere a flexibilității în viitor

Cu siguranță, programul de patru zile de săptămână va fi menținut până în luna iulie a acestui an. Foarte probabil, va fi prelungit și după această dată, ba chiar transformat într-unul și mai flexibil. „Vom analiza datele și, în funcție de rezultate și de alte transformări care vor apărea, vom reveni cu o decizie. Balanța motivelor înclină spre a menține acest sistem, dar rămâne de văzut dacă forma va evolua. Analizăm chiar creșterea flexibilității pentru unele departamente, precum cel de vânzări”, afirmă Munteanu.

El e convins că programul a funcționat pentru că firma lui are oameni dedicați, care iubesc ce fac și, mai important, înțeleg exact ce au de făcut. „Mereu vor fi lucruri de îmbunătățit. Rescriem proceduri, implementăm soluții automatizate, încercăm mereu să inovăm, ca să devenim și mai eficienți”, încheie Managing Partner-ul de la WebDigital.

Sursa: cariereonline.ro

Comments

comments