HOTĂRÂRE nr. 905 / 2017

privind registrul general de evidenţă a salariaţilor

 

În temeiul art. 108 din Constituţia României, republicată, precum şi al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

Guvernul României adoptă prezenta hotărâre.

 

Art. 1

Prezenta hotărâre stabileşte metodologia de înfiinţare a registrului general de evidenţă a salariaţilor, denumit în continuare registru, şi de completare şi transmitere în registru a elementelor raportului de muncă, denumite în continuare date, de către următoarele categorii de angajatori:

a)persoane fizice sau juridice de drept privat, indiferent dacă au sau nu statutul de utilitate publică;

b)instituţii/autorităţi publice/alte entităţi juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă.

Art. 2

(1) În registru se înregistrează, anterior începerii activităţii, datele menţionate la art. 1 pentru persoanele care urmează să desfăşoare activitate în baza unui contract individual de muncă încheiat potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

(2) Fiecare dintre angajatorii prevăzuţi la art. 1 are obligaţia să transmită datele în registru, către inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi are sediul/domiciliul, în ordinea angajării. Răspunderea pentru corectitudinea datelor transmise în registru revine în exclusivitate angajatorului.

(3) Angajatorii care au înfiinţat sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, cărora le-au delegat competenţa încadrării personalului, pot delega acestora şi competenţa înfiinţării registrului, completării şi transmiterii datelor în registru, în numele angajatorului, cu respectarea prevederilor legale în vigoare.

(4) Au obligaţia de a înfiinţa registrul, completa şi transmite datele în registru la inspectoratul teritorial de muncă şi misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanţele organizaţiilor internaţionale acreditate în România, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetăţenia română sau reşedinţa permanentă în România.

(5) Angajatorii prevăzuţi la art. 1 lit. a) pot contracta serviciul de completare şi transmitere a datelor în registru prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori care îşi desfăşoară activitatea în condiţiile prevederilor legale în vigoare, inclusiv ale prevederilor privind protecţia datelor cu caracter personal.

(6) Completarea şi transmiterea datelor în registru se realizează de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajatorii prevăzuţi la art. 1 lit. a), de către persoanele care au aceste atribuţii stabilite prin fişa postului în cazul angajatorilor prevăzuţi la art. 1 lit. b) şi de către prestatorii prevăzuţi la alin. (5).

(7) Prestatorii prevăzuţi la alin. (5) nu pot subcontracta, la rândul lor, serviciile de completare şi transmitere a datelor în registru încredinţate de angajator.

(8) Angajatorii prevăzuţi la art. 1 lit. a) au obligaţia de a notifica, în scris, inspectoratul teritorial de muncă, în a cărui rază teritorială îşi au sediul/domiciliul, despre încheierea contractelor de prestări servicii prevăzute la alin. (5), precum şi datele de identificare ale prestatorului, în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări de servicii.

(9) Contractarea serviciului de completare şi transmitere a datelor în registru nu exonerează angajatorul de obligaţiile stabilite de prezenta hotărâre.

(10) Angajatorii sau, după caz, prestatorii care completează şi transmit datele în registru au obligaţia să prelucreze datele cu caracter personal ale salariaţilor, cu respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal.

(11) Procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei necesare pentru completarea şi transmiterea datelor se stabilesc prin ordin comun al ministrului muncii şi justiţiei sociale şi al ministrului comunicaţiilor şi societăţii informaţionale.

Art. 3

(1) Registrul se întocmeşte în formă electronică.

(2) Angajatorii prevăzuţi la art. 1 completează registrul în ordinea angajării persoanelor, cu următoarele date, fără a avea caracter limitativ:

a) datele de identificare ale angajatorului persoană fizică sau juridică de drept privat, respectiv instituţie/autoritate publică/altă entitate juridică care angajează personal în baza unui contract individual de muncă, cum ar fi: denumire, cod unic de identificare – CUI, codul de identificare fiscală – CIF, sediul social şi numele şi prenumele reprezentantului legal – pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, domiciliul – pentru persoanele fizice;

b) datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, non-UE, Spaţiul Economic European – SEE;

c) data încheierii contractului individual de muncă şi data începerii activităţii;

d) funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte normative;

e) tipul contractului individual de muncă;

f) durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată;

g) durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia, în cazul contractelor individuale de muncă cu timp parţial;

h) salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;

i) datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară;

j) data transferului astfel cum este prevăzut la art. 90 alin. (9) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul;

k) data preluării prin transfer, astfel cum este prevăzut la art. 90 alin. (9) din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi art. 32 din Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi datele de identificare ale angajatorului de la care se face transferul;

l) data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea;

m) data la care începe şi data la care încetează detaşarea transnaţională, definită de Legea nr. 16/2017 privind detaşarea salariaţilor în cadrul prestării de servicii transnaţionale, statul în care urmează să se realizeze detaşarea transnaţională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;

n) data la care începe şi data la care încetează detaşarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detaşarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;

o) perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale;

p) data şi temeiul legal al încetării contractului individual de muncă.

Art. 4

(1) Transmiterea registrului către inspectoratul teritorial de muncă, cu datele prevăzute la art. 3 alin. (2), se face după cum urmează:

a) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-i) se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul în baza unui contract individual de muncă;

b) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. j)-k) se transmit în termen de 5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer;

c) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. l) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detaşării salariatului;

d) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. m) şi n) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat;

e) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. o) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepţia situaţiei absenţelor nemotivate când transmiterea în registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării;

f) datele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. p) se transmit cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de muncă.

(2) Orice modificare a datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. d)-g) se transmite în registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti când înregistrarea în registru se face în termen de 20 de zile de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia.

(3) Orice modificare a datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. h) se transmite în registru în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti când transmiterea în registru se face în termen de 20 de zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia.

(4) Orice modificare privind perioada de detaşare prevăzută la art. 3 alin. (2) lit. l)-n) se transmite în registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.

(5) Orice modificare a datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a) şi b) se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în termen de 3 zile lucrătoare de la data apariţiei modificării.

(6) Orice corecţie a erorilor survenite în completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de acestea.

Art. 5

(1) Datele în registru se completează şi se transmit on-line pe portalul Inspecţiei Muncii.

(2) Evidenţa datelor din registru, transmise de angajatorii prevăzuţi la art. 1, se ţine într-o bază de date administrată de Inspecţia Muncii.

(3) Inspecţia Muncii, în calitate de operator de date cu caracter personal, administrează baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal.

(4) Procedura privind transmiterea datelor în registrul în format electronic se stabileşte prin ordinul comun al ministrului muncii şi justiţiei sociale şi al ministrului comunicaţiilor şi societăţii informaţionale prevăzut la art. 2 alin. (11).

Art. 6

(1) Angajatorii sau, după caz, prestatorii de servicii au obligaţia de a transmite datele în registru la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială se află sediul/domiciliul angajatorului, cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către primul salariat.

(2) Sucursalele, agenţiile, reprezentanţele sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, precum şi unităţile fără personalitate juridică ale instituţiilor/autorităţilor publice/altor entităţi juridice, cărora le-au fost delegate competenţele prevăzute la art. 2 alin. (3), au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite datele în registru conform prevederilor art. 3, cu menţionarea ambelor date de identificare: codul unic de identificare – CUI şi codul de identificare fiscală – CIF şi în termenele stabilite la art. 4, la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi desfăşoară activitatea, cu îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de prezenta hotărâre.

Art. 7

(1) Angajatorii prevăzuţi la art. 1 au obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţii încadraţi cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiţii la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.

(3) La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

(4) Documentele sunt eliberate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator.

(5) La încetarea activităţii salariatului, angajatorii au obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, precum şi un extras din registru.

(6) La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia un extras din registru, datat şi certificat pentru conformitate, sau o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, astfel cum rezultă din registru şi din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

(7) Datele din registru şi dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiţii corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum şi respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal şi ale art. 25 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, referitoare la statele de plată. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiţii, precum şi pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligaţii.

(8) În situaţia în care angajatorul se află în imposibilitatea de a elibera un extras din registru, astfel cum este prevăzut la alin. (6), salariatul/fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de muncă eliberarea unui extras din registru din care să rezulte activitatea desfăşurată la acesta, în calitate de salariat. Inspectoratul teritorial de muncă în cauză eliberează documentul, în baza registrului electronic transmis de angajator, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

(9) La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, inspectoratul teritorial de muncă asigură accesul individual la datele personale din registru. Condiţiile, procedura de lucru şi limitele accesului la informaţii se stabilesc cu respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal, prin ordin comun al ministrului muncii şi justiţiei sociale şi al ministrului comunicaţiilor şi societăţii informaţionale.

Art. 8

(1) Constituie contravenţie netransmiterea datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a) – i) cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul în baza unui contract individual de muncă şi se sancţionează conform art. 260 alin. (1) lit. e¹) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

(2) Constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei următoarele fapte:

a) transmiterea datelor în registru cu elementele contractului individual de muncă, pentru care există dovada executării acestuia, respectiv prestarea muncii şi plata salariului, cu încălcarea termenului prevăzut la art. 4 alin. (1) lit. a);

b) refuzul de a pune la dispoziţia inspectorului de muncă documentele care au stat la baza înscrierilor efectuate în registru;

c) netransmiterea datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. j)-k), în termenele prevăzute la art. 4 alin. (1) lit. b);

d) netransmiterea datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. l)-p), în termenele prevăzute la art. 4 alin. (1) lit. c)-f);

e) netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. d)-h), în termenele prevăzute la art. 4 alin. (2) şi (3);

f) netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. l)-n) în termenele prevăzute la art. 4 alin. (4);

g) netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a) şi b) în termenul prevăzut la art. 4 alin. (5).

(3) Constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei următoarele fapte:

a) completarea registrului de către alte persoane decât cele prevăzute la art. 2 alin. (6);

b) completarea registrului cu date eronate sau incomplete;

c) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7);

d) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de muncă cu privire la prestatorii de servicii.

(4) Constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 2.000 lei la 5.000 lei încălcarea obligaţiei de a păstra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, după caz, la sediul secundar, care are delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă.

(5) Constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 300 lei la 1.000 lei încălcarea de către angajator a prevederilor art. 7 alin. (3)-(6).

(6) Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor angajatorilor se fac de către inspectorii de muncă.

(7) Contravenientul poate achita în cel mult 48 de ore de la data încheierii procesului-verbal ori, după caz, de la data comunicării acestuia jumătate din minimul amenzii contravenţionale prevăzute la alin. (2)-(5).

(8) Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor prevăzute la alin. (1)-(5) se fac cu respectarea:

a) art. 22 din Convenţia cu privire la relaţiile diplomatice, încheiată la Viena la 18 aprilie 1961, ratificată prin Decretul nr. 566 din 8 iulie 1968, respectiv ale art. 31 din Decretul nr. 481/1971 privind aderarea Republicii Socialiste România la Convenţia de la Viena cu privire la relaţiile consulare, referitoare la inviolabilitatea localurilor misiunilor diplomatice, respectiv ale oficiilor consulare;

b) art. 31 din Convenţia de la Viena privind relaţiile diplomatice, respectiv ale art. 43 din Convenţia de la Viena privind relaţiile consulare referitoare la imunitatea de jurisdicţie a agenţilor diplomatici, respectiv a agenţilor consulari;

c) inviolabilităţii şi imunităţii reprezentanţelor organizaţiilor internaţionale acreditate în România potrivit convenţiilor/acordurilor de sediu la care România este parte.

Art. 9

Prevederile art. 8 se completează cu dispoziţiile Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările şi completările ulterioare.

Art. 10

Sistemul informatic care face obiectul soluţiei tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori, astfel cum este reglementat de prezenta hotărâre, se achiziţionează de către Inspecţia Muncii, în condiţiile legii, cu aprobarea ordonatorului principal de credite.

Art. 11

(1) Inspecţia Muncii asigură accesul autorităţilor/instituţiilor publice la informaţiile din registru, pe baza unor aplicaţii de interogare specifice sau prin punerea la dispoziţie a unor informaţii din registru, cu respectarea măsurilor de protecţie a datelor cu caracter personal, numai dacă în cuprinsul actului normativ de organizare şi funcţionare a acestora se prevede că acestea au dreptul de a primi aceste informaţii în vederea realizării atribuţiilor lor. Condiţiile, procedura de lucru şi limitele accesului la informaţii se stabilesc de Inspecţia Muncii prin protocoale de colaborare încheiate cu autorităţile/instituţiile publice solicitante, în condiţiile legii, care vor fi publicate pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii.

(2) Pentru personalul încadrat în Ministerul Afacerilor Externe cu raport de muncă, prevederile prezentei hotărâri se aplică în condiţiile stabilite printr-un protocol de colaborare încheiat între Ministerul Afacerilor Externe şi Inspecţia Muncii.

(3) În scopul combaterii muncii nedeclarate. Inspecţia Muncii beneficiază de accesul la bazele de date deţinute de autorităţi/instituţii publice, privind:

a) evidenţa persoanelor, în vederea identificării persoanelor aflate la locul de muncă;

b) declaraţii şi înregistrări fiscale, în vederea verificării concordanţei datelor înregistrate în registru cu cele declarate organelor fiscale;

c) evidenţa angajatorilor înregistraţi în registrul comerţului sau la Ministerul Finanţelor Publice, în scopul identificării acestora şi al dispunerii măsurilor necesare în vederea aplicării prevederilor prezentei hotărâri.

Art. 12

Registrele înfiinţate, înregistrate, completate şi transmise în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 161/2006 privind întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările şi completările ulterioare, se păstrează şi se arhivează de către angajatori, în condiţiile legii.

Art. 13

(1) Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I, cu excepţia prevederilor art. 8 şi art. 13 alin. (3), care intră în vigoare la 10 zile de la data publicării.

(2) Prin excepţie de la prevederile art. 4 alin. (3) orice modificare a datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. h) care se produce de la data intrării în vigoare a prevederilor prezentei hotărâri şi până la data de 31 martie 2018 se transmite până la 31 martie 2018.

(3) Constituie contravenţie netransmiterea de către angajatori a modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. h) în termenul prevăzut la art. 13 alin. (2) şi se sancţionează cu amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei.

Art. 14

(1) La data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se abrogă Hotărârea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 372 din 27 mai 2011, cu modificările şi completările ulterioare.

(2) Până la data achiziţionării noului sistem informatic, angajatorii prevăzuţi la art. 1 vor transmite datele în registru conform aplicaţiei informatice existente pe portalul Inspecţiei Muncii la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri.

(3) Procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei, procedura privind transmiterea datelor în registru, precum şi procedura privind condiţiile şi limitele accesului individual la informaţiile din registru se stabilesc prin ordin comun al ministrului muncii şi justiţiei sociale şi al ministrului comunicaţiilor şi societăţii informaţionale, în termen de 30 de zile de la data achiziţionării noului sistem informatic.

-****-

PRIM-MINISTRU

MIHAI TUDOSE

Contrasemnează:

Ministrul muncii şi justiţiei sociale,

Lia-Olguţa Vasilescu

Ministrul comunicaţiilor şi societăţii informaţionale,

Lucian Şova

Ministrul afacerilor externe,

Teodor-Viorel Meleşcanu

Ministrul finanţelor publice,

Ionuţ Mişa

Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 1005 din data de 19 decembrie 2017.