Conform art. 44 alin. (2) și 46 alin. (4) din Codul Muncii, salariatul delegat/detașat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare/detașare în condiţiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.
Cuantumul, precum și modalitatea de calcul a acestor drepturi pentru salariații din sectorul bugetar sunt reglementate de Hotărârea de Guvern nr. 714/2018 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării în interesul serviciului.

În ceea ce privește cheltuielile de transport, acestea se decontează pentru deplasările în localități situate la distanţe mai mari de 5 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă, după cum urmează:
• la călătoria cu avionul, pe orice distanţă, clasa economică sau cursă low-cost, cu aprobarea prealabilă a conducătorului autorităţii sau instituţiei publice;
• la călătoria cu orice fel de tren, după tariful clasei a II-a, pe distanţe de până la 300 km, şi după tariful clasei I, pe distanţe mai mari de 300 km;
• la călătoria cu navele de călători, după tariful clasei I;
• la călătoria cu mijloace de transport auto şi transport în comun;
• la călătoria cu mijloace de transport auto ale autorităţilor sau instituţiilor publice, dacă acestea au asemenea posibilităţi, cu încadrarea în consumurile lunare de combustibil, stabilite potrivit legii;
• la călătoria cu autoturismul aflat în proprietatea sau folosinţa angajatului, în limita a 7,5 litri de carburant la 100 de km parcurși.

Pentru asigurarea cazării pe perioada delegării sau detașării într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 50 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă de unde nu se poate înapoia la sfârșitul zile, personalul autorităţilor şi instituţiilor publice primește o alocație de cazare în cuantum de 230 de lei pe zi.

Nu în ultimul rând, pe lângă cheltuielile de transport și cazare, salariatul delegat/detașat într-o localitate situată la o distanţă cuprinsă între 5 şi 50 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă are dreptul și la o indemnizație de delegare/detașare (diurnă), în cuantum de 20 de lei/zi.
Diurna se acordă numai în situația în care durata delegării este de cel puțin 12 ore, iar calculul zilelor de delegare se calculează de la data şi ora plecării până la data şi ora înapoierii mijlocului de transport din şi în localitatea unde îşi are locul permanent de muncă, considerându-se fiecare 24 de ore câte o zi de delegare.
Prevederile HG 714/2018 sunt aplicabile salariaților din sistemul bugetar, iar în ceea ce privește sistemul privat, acestea reprezintă doar repere orientative pe care angajatorii privați pot să le aibă în vedere, însă, în concret cuantumul cheltuirilor de transport, cazare și al diurnei vor fi stabilite fie prin negociere directă (contractul individual de muncă), fie de către subiecții dialogului social pe calea negocierii colective.
Decontarea cheltuielilor de transport și cazare, în cazul angajaților din sistemul privat trebuie făcută doar pe baza documentelor contabile justificative și având în vedere că, în temeiul Codului Fiscal, aceste cheltuieli sunt deductibile integral, nu există o limită maximă impusă de lege, însă aceasta poate fi stabilită prin contractul colectiv de muncă.
Spre deosebire de cheltuielile de transport și cazare, în cazul diurnei, Codul Fiscal prevede o deductibilitate limitată, respectiv un plafon neimpozabil de cel mult 2,5 ori față de nivelul legal stabilit prin HG 714/2018, ceea ce înseamnă o diurnă maxim deductibilă de 50 de lei/zi.
Prin contractul colectiv de muncă se poate stabili o diurnă mai mare, însă ceea ce depășește 50 de lei nu mai este considerată cheltuială deductibilă a angajatorului, iar pentru salariat suma este considerată venit asimilat salariilor intră în baza de calcul pentru stabilirea impozitului și contribuțiilor.

Av. Alexandru Nuță